Estrategia para la gestión de proyectos de Cooperación Internacional en una Entidad de Ciencia e Innovación Tecnológica

ESTRATEGIA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL EN UNA ENTIDAD DE CIENCIA E INNOVACIÓN TECNOLÓGICA.

MANAGEMENT STRATEGY PROJECT FOR INTERNATIONAL COOPERATION IN SCIENCE ENTITY AND TECHNOLOGICAL INNOVATION.

Autores:

Yilian Rodríguez-Clavijo, yilian@cnea.uo.edu.cu. Máster en Cooperación al Desarrollo, Centro Nacional de Electromagnetismo Aplicado, teléfonos: (53 22) 643721, 646378, 646380, Universidad de Oriente, Santiago de Cuba, Cuba.
Liliana Gómez-Luna. Doctora en Ciencias Bioquímicas, Centro Nacional de Electromagnetismo Aplicado. Universidad de Oriente, Santiago de Cuba, Cuba.
Mónica Berenguer-Ungaro. Máster en Eléctrica, Centro Nacional de Electromagnetismo Aplicado. Universidad de Oriente, Santiago de Cuba, Cuba.

RESUMEN

La Gestión de Proyectos es un mecanismo de cooperación internacional que favorece el progreso de las diferentes ramas socioeconómicas de los países en vías de desarrollo, entre ellas, la científica y tecnológica. El Centro Nacional de Electromagnetismo Aplicado (CNEA), es una entidad de ciencia e innovación tecnológica perteneciente al Ministerio de Educación Superior, que tiene entre sus objetivos estratégicos: potenciar la cooperación internacional a través de proyectos. Por tal motivo, en este trabajo se identificaron los aspectos que inciden en el proceso, para el diseño de una estrategia que revierta la situación actual. Entre las técnicas y herramientas utilizadas están la observación participante, trabajo con equipo de experto, entrevistas, encuestas; y métodos teóricos como el histórico-lógico, de análisis-síntesis y de inducción-deducción. Se utilizó, además, una fuente bibliográfica amplia, y una serie de documentos de la institución que sirvieron de base para la realización de los diferentes análisis.
Palabras clave: gestión de proyectos, estrategia, cooperación internacional

ABSTRACT

Project Management is a mechanism of international cooperation that encourages progress of different socio-economic branches in developing countries, including the science and technology. The National Center for Applied Electromagnetism, is an entity of Science and Technological Innovation of the Ministry of Higher Education, which has among its strategic objectives: strengthening international cooperation through projects. That is why in this paper identified the issues that affect the process, design a strategy to reverse the current situation. Among the techniques and tools were used: participant observation, working with teams of experts, interviews, surveys, and theoretical methods such as historic - logical analysis - synthesis and induction - deduction. It also used a broad bibliographical source, and a series of documents of the institution that provided the basis for the realization of the different analysis.
Key words: project management, strategy, international cooperation.

INTRODUCIÓN

Cuba es uno de los países en vías de desarrollo en los que se ha tenido que desarrollar una política de colaboración internacional, en todas las esferas del quehacer socioeconómico, de forma activa, responsable y basada en el respeto a los principios de la nación. La educación cubana y en especial la superior, es precisamente una de las principales ramas socioeconómicas del país y no por ello ha estado exenta de enfrentar las dificultades existentes, como resultado de los diferentes conflictos que se generan en el contexto internacional. Es por esta razón que ha pasado a ser una prioridad del Ministerio de Educación Superior (MES) la búsqueda de alternativas para enfrentar la falta de recursos financieros que sustenten todas las actividades que se desarrollan en los diferentes centros que lo conforman. La cooperación internacional ha pasado a desempeñar un papel muy importante en este proceso, y dentro de las acciones que implica, la relacionada con las actividades de gestión de proyectos de colaboración internacional (GPCI).

La Universidad de Oriente (UO), fundada en 1947 en la ciudad de Santiago de Cuba, es uno de los centros de enseñanza superior más antiguos del país. La labor desplegada en el mismo en la GPCI se ha materializado e incrementado en los últimos años. Uno de los principales actores que propician el desarrollo de esta actividad son los centros de investigación que lo conforman, entre los que se encuentra el Centro Nacional de Electromagnetismo Aplicado (CNEA), que contribuye con el desarrollo de la actividad científico- técnica en la UO y lidera esta área del conocimiento en el país.

El CNEA se funda el 16 de enero de 1992, como una institución orientada al estudio de la aplicación del campo electromagnético (CEM) en diferentes ramas del quehacer socioeconómico. Este centro, consciente de la necesidad de realizar actividades de colaboración internacional con impactos en la sociedad, ha desarrollado acciones que se han materializado, fundamentalmente, en la formación de los profesionales del CNEA y en la divulgación de los resultados científico-técnicos obtenidos, aspectos que permiten sentar las bases para lograr liderazgo en las aplicaciones del electromagnetismo a nivel nacional e internacional. Sin embargo, a pesar de que la financiación de proyectos por organismos internacionales es una de las principales vías utilizadas para fomentar la CI y que la organización de la actividad científica en el CNEA se expresa en forma de proyectos, son escasos los resultados obtenidos en la GPCI desarrollada institucionalmente, hecho que constituye el antecedente clave para la realización de este trabajo de investigación.

Problema de investigación

La situación problémica que condiciona esta investigación es el bajo nivel de cooperación internacional en materia de proyectos de investigación que existe en el Centro Nacional de Electromagnetismo Aplicado. A partir de esta y considerando las contradicciones que existen en la dinámica del proceso de relaciones internacionales en una Entidad de ciencia e innovación tecnológica (ECIT), se plantea como pregunta de investigación: ¿Qué bases han de sustentar una estrategia para mejorar la gestión de proyectos internacionales ante el cambio de organización económica del CNEA?

Objeto: Relaciones Internaciones del CNEA.

Campo de acción: Gestión de proyectos.

Objetivo general: Diseñar una estrategia que permita elevar a un nivel competitivo las relaciones internacionales en el CNEA, desde una adecuada gestión de proyectos.

Objetivos específicos:

1. Determinar los factores que inciden en la gestión de proyectos internacionales, con la consideración de fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades.

2. Diseñar una estrategia de trabajo en relaciones internacionales con un plan de acción que potencie la gestión de proyectos.

DESARROLLO

Procedimiento metodológico para la elaboración de la estrategia de gestión de proyectos internacionales en el CNEA

El procedimiento metodológico utilizado en el proceso de investigación parte de la selección del objeto de estudio y el campo de acción, en este caso el proceso de relaciones Internacionales en el CNEA, que aborda de manera particular la gestión de proyectos internacionales, por los pocos resultados obtenidos en esta actividad y su importancia para el desarrollo institucional.

El análisis parte de la caracterización del centro, con el examen de dos de los cuatro procesos principales que atiende la institución: investigación e innovación tecnológica y servicios académicos; para lo que se utilizaron descriptores en correspondencia con los indicadores tradicionalmente utilizados en los centros de estudios superiores. Posteriormente, se evalúa el desempeño del proceso de relaciones internacionales en la institución, con el empleo de algunos indicadores de la denominada lista corta de indicadores de internacionalización propuestos por la Red Iberoamericana de Ciencia y Técnica (RICYT), adaptados a nivel institucional.

Los resultados obtenidos corroboraron el problema que condicionó la realización de esta investigación, determinado por el bajo nivel de cooperación internacional en materia de proyectos de investigación que existe en el CNEA. Partiendo de este antecedente, se realizó el diagnóstico estratégico de la gestión de proyectos, análisis que permitió definir los factores internos y externos que inciden en la gestión de proyectos internacionales en el centro, y detectar los de mayor incidencia para entonces concretar los objetivos estratégicos que constituyen la base de acción de la estrategia diseñada.

A continuación se presenta el diagrama que integra varios aspectos planteados por diversos autores y que constituye una guía para el desarrollo de la investigación.

RESULTADOS

Análisis de las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades obtenidas en el proceso de investigación.

Oportunidades:

  1. De agencias financistas de proyectos para presupuestos de I+D, interesadas en lograr impactos en el desarrollo local.
  2. Existencia de estructuras para la introducción, generalización y divulgación de resultados científicos con la realización de ferias, exposiciones y eventos científico-técnicos nacionales e internacionales.
  3. Avances de la tecnología de la información y las comunicaciones.
  4. Interés del gobierno cubano y voluntad del gobierno local de promover acciones de cooperación internacional que favorezcan el desarrollo de la región oriental del país.
  5. Necesidad de contribuir a través de la actividad científica al desarrollo local, en ramas como la industria, la agricultura y la medicina.

Amenazas:

  1. Bloqueo económico, que repercute negativamente en la adquisición de materias primas, materiales y reactivos para los procesos de investigación- producción.
  2. Crisis financiera internacional, que incide en las organizaciones financistas de cooperación internacional.
  3. Lejanía de las instituciones y órganos reguladores de la actividad de colaboración internacional del MES.
  4. Complejidad de los trámites para la presentación, aprobación y ejecución de los proyectos internacionales.
  5. Insuficiente financiamiento para la temática del electromagnetismo.

Fortalezas:

  1. Organización de la actividad científica en forma de proyectos.
  2. Realización de la Conferencia Internacional de Electromagnetismo, con la participación creciente de delegados nacionales e internacionales que han tributado al establecimiento de vínculos de cooperación.
  3. Existencia de una estructura institucional que posibilita dirigir y orientar el proceso de gestión de proyectos de cooperación internacional, así como de recursos informáticos y red de información que favorecen los procesos de comunicación internos y externos.
  4. Investigaciones realizadas con alto nivel científico y con resultados de impacto en todas las ramas del quehacer socioeconómico del territorio
  5. Voluntad institucional para establecer vínculos con diferentes organismos y empresas nacionales e internacionales que tributen al desarrollo de proyectos de cooperación internacional.

Debilidades:

  1. No se mantienen vínculos estables con la Dirección de Relaciones Internacionales del MES.
  2. Escasa presentación de proyectos a convocatorias internacionales, debido a la falta de cultura en temas claves como agencias financistas, convocatorias, ciclo de vida, y herramientas o técnicas a utilizar en cada etapa; así como otras insuficiencias en la gestión (planificación, dirección, seguimiento y evaluación de proyectos).
  3. La interpretación de la gestión de proyectos carece de un enfoque integral enfocado hacia la búsqueda de financiamiento.
  4. Insuficiente dominio de lenguas extranjeras, lo cual dificulta la comunicación con la contraparte extranjera.
  5. Carencia de enfoque de participación, de sistema y aprendizaje en la gestión de proyectos internacionales desarrollada en la institución.

Tabla I. Objetivos estratégicos y acciones establecidas para potenciar el desarrollo de la CI en el CNEA a través de proyectos

Objetivos estratégicos Dirección de trabajo Acciones
1. Potenciar la presentación de proyectos de cooperación internacional a partir de cambios institucionales. 1.1 Establecer una política institucional de cooperación que propicie la gestión de proyectos. a) Determinar las prioridades institucionales de cooperación, es decir en qué, con qué y para qué se conciben las actividades de cooperación. b) Identificar las áreas o proyectos institucionales con capacidad y necesidad de cooperación. c) Fortalecer los vínculos institucionales con otras universidades, centros científicos, empresas y organizaciones, a nivel nacional e internacional.
1.2 Formar y consolidar una cultura institucional en gestión de proyectos de CI. . a) Diseñar y desarrollar un plan de capacitación en las temáticas relacionadas con la gestión de proyectos de cooperación internacional, profundizando en: ciclo de vida del proyecto, herramientas de planificación, organización, dirección y evaluación de proyectos, requisitos de la cooperación, entre otros elementos. b) Invitar al menos dos o tres veces al año a especialistas y personalidades nacionales e internacionales con éxitos en la gestión de proyectos internacionales para que brinden sus experiencias en el tema. c) Solicitar a la DRI. UO y a la Delegación Territorial del MINVEC la realización de charlas y conferencias sobre las regulaciones en materia de cooperación internacional y gestión de proyectos. d) Capacitar a los beneficiarios de los proyectos y a otros actores sociales como acción formativa que propicie la participación de los mismos en los potenciales proyectos de desarrollo con financiamiento internacional.
1.3 Proyectar la imagen externa de la organización para contribuir a la identificación de la misma como un espacio favorable para la cooperación. a) Fomentar la participación en redes temáticas nacionales e internacionales. b) Continuar desarrollando la Conferencia Internacional de Electromagnetismo Aplicado como un evento periódico que favorece el intercambio científico, para lograr visibilidad nacional e internacional. c) Aprovechar los espacios existentes para la introducción, generalización de resultados científicos para divulgar los resultados de proyectos concluidos.
1.4 Realizar estudios de mercado sobre cooperación internacional para la gestión de los proyectos. a) Realizar monitoreos institucionales nacionales e internacionales para identificar oportunidades de cooperación a través de proyectos. b) Conocer los intereses de las agencias financistas de proyectos y de otras entidades de CI. c) Conocer y mantener actualizadas las convocatorias, requisitos, plazos que se establecen. d) Conocer los centros de excelencia y los de referencia para la cooperación e identificar a los que trabajen temas a fines a los de la institución. e) Mantenerse actualizados de las necesidades prioritarias de las organizaciones o países con los que se mantienen relaciones estables.
1.5 Consolidar la estructura institucional existente para dirigir y orientar el proceso de gestión de proyectos de CI. a) Cumplimentar el procedimiento establecido en el centro para la gestión de proyectos, sistematizarlo, evaluarlo y mejorarlo en caso que sea necesario. b) El responsable institucional de la gestión de proyectos deberá mantenerse actualizado en todos los temas relacionados con la actividad, para dirigir y orientar el proceso; además, deberá fomentar las acciones de capacitación y presentación de propuestas a convocatorias a internacionales. c) Mantener los vínculos establecidos con la DRI. UO como fuente de conocimiento en los temas relacionados con la CI. d) Fomentar los vínculos con la DRI. MES y el MINVEC como organismos reguladores de la colaboración a nivel nacional. e) Consolidar el vínculo CNEA-Gobierno Local para aprovechar la voluntad del mismo de realizar acciones de colaboración que tributen al desarrollo local, teniendo en cuenta el elevado nivel científico de las investigaciones que se realizan en la institución y los impactos de las mismas en el territorio.
1.6 Poner en función de la gestión de proyectos de cooperación las nuevas tecnologías y los medios de comunicación. a) Aprovechar las potencialidades de las tecnologías de la comunicación y la información en la promoción de la cartera de proyectos, el conocimiento y la divulgación de las posibilidades de cooperación. b) Mantener actualizado el gestor de información del centro sobre las diferentes agencias financistas, convocatorias de proyectos y fechas de interés. c) Utilizar el correo electrónico para divulgar todas las informaciones relacionadas con la actividad y fomentar la comunicación interna y externa
2. Establecer mecanismos de gestión que favorezcan el desarrollo de proyectos internacionales. 2.1 Lograr una adecuada planificación de los proyectos. a) Utilizar las técnicas y herramientas para la planificación de proyectos, especialmente el Enfoque de Marco Lógico, como una de las herramientas necesarias para la gestión de proyectos de CID. b) Utilizar las asociaciones, las relaciones y los vínculos establecidos CNEA- comunidad nacional e internacional para determinar los problemas a los que se les pueda dar solución con las investigaciones que se desarrollan en el centro. c) Utilizar la evaluación de proyectos como una herramienta para la planificación de nuevas ideas. d) Tener en cuenta algunos elementos como la equidad de género, la comunidad, el medio ambiente, la replicabilidad, el apoyo institucional, el monitoreo y la evaluación, como algunos de los elementos necesarios para la planificación de proyectos de CI.
2.2 Organización metodológica e institucional de la actividad. a) Cumplimentar el procedimiento establecido en el centro para la gestión de proyectos, sistematizarlo, evaluarlo y mejorarlo en caso de ser necesario. b) Crear la carpeta de proyectos del CNEA, donde se resumen las posibilidades de cooperación a manera de perfiles de proyectos. c) Promocionar la carpeta de proyectos como una vía de búsqueda de contrapartes y el financiamiento necesario para el desarrollo de los proyectos. d) Divulgar la carpeta de proyectos en la página Web del CNEA y otros espacios nacionales e internacionales: ferias, exposiciones, eventos científicos, entre otros.
2.3 Dirección. a) Estimular la aptitud gestora de los jefes de proyectos ante la cooperación internacional. b) Fomentar la capacitación en CI de los directivos institucionales para facilitar la toma de decisiones sobre la actividad. c) La dirección institucional deberá mantenerse actualizada sobre las área prioritarias de cooperación en el centro, para encomendar a estas áreas la elaboración de perfiles de proyectos.
2.3 Fomentar la evaluación integral de de la gestión de proyectos a) Diseñar indicadores propios para evaluar los proyectos antes, durante y una vez finalizados. b) Utilizar indicadores que contemplen criterios de eficiencia, eficacia, pertinencia, sostenibilidad e impacto. c) Utilizar los resultados de las evaluaciones en cada etapa para el proceso de toma de decisiones. d) Diseñar indicadores para evaluar el desarrollo institucional de la actividad de gestión de proyectos de CI de manera tal que pueda contribuir a la mejora continua del proceso
3. Fortalecer la organización institucional de la actividad científica en forma de proyectos, con los enfoques requeridos para la CI. 3.1 Potenciar el enfoque de sistema en la gestión de proyectos de CI. a) Tener en cuenta el carácter integral de la gestión de proyectos, que no es exclusivamente búsqueda de financiamiento, sino que comprende todo un conjunto de actividades con particularidades, pero interrelacionadas entre sí. b) Propiciar la retroalimentación de cada etapa del proyecto, haciendo uso para ello de las informaciones resultantes de la evaluación en cada etapa.
3.2 Favorecer el enfoque de participación para la elaboración de propuestas de desarrollo. a) Estimular la participación de los beneficiarios a lo largo del ciclo de vida del proyecto para potenciar la realización de proyectos de desarrollo. b) Incrementar el proceso de integración institucional para favorecer el desarrollo de proyectos multidisciplinarios. c) Incrementar el proceso de integración local, nacional e internacional para estimular la participación de especialistas de prestigio en los proyectos que se generen en la institución.
3.3 Estimular el enfoque de aprendizaje en la gestión de proyectos de CI. d) Utilizar las informaciones relacionadas con los proyectos para tomar decisiones oportunas y poner en marcha el principio de mejora continua e) Socializar a todos los actores las informaciones derivadas de las evaluaciones para contribuir el proceso de aprendizaje f) Divulgar los resultados obtenidos para hacer conciencia en la comunidad de la importancia de la aplicación de los mismos.

CONCLUSIONES

  1. El Centro Nacional de Electromagnetismo Aplicado tiene organizada la actividad científica en forma de proyectos que contribuyen al desarrollo de diferentes ramas del quehacer socioeconómico del país; sin embargo, es limitada la gestión de proyectos de cooperación internacional en el centro, debido fundamentalmente a la falta de enfoque integral que se requiere en el desarrollo de este proceso, lo que estimula la necesidad de implementar una estrategia institucional para revertir esta situación.
  2. El diseño de la estrategia para la gestión de proyectos de cooperación internacional en el CNEA, orientada hacia el desarrollo del proceso, permitió detectar los factores del contexto externo e interno que inciden en la actividad para determinar las acciones que se deben realizar y transformar la situación actual.
  3. Una estrategia basada en 3 objetivos estratégicos: potenciar la presentación de proyectos de cooperación internacional a partir de cambios institucionales, establecer mecanismos de gestión que favorezcan el desarrollo de proyectos internacionales y fortalecer la organización institucional de la actividad científica en forma de proyectos con los enfoques requeridos para la CI, contribuirá al desarrollo de una gestión más integral y a favor del desarrollo institucional, local y nacional.

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Ciencia en su PC. Revista electrónica editada por MEGACEN, Centro de Información y Gestión Tecnológica de Santiago de Cuba. Cuba.